Obecná definice říká, že řízení personálních záznamů je proces zpracování, který udržuje dokumenty o personálu. Toto téma je relevantní jak pro jednotlivé podnikatele, tak pro právnické osoby. Papírování má přísné právní předpisy a popsaná pravidla by měli brát v úvahu všichni manažeři, personální oddělení v podnicích. Pomocí personálního managementu bude možné optimalizovat proces personálního řízení, přizpůsobit práci každého týmu, zjednodušit ohlašovací proceduru.

Co je to personální evidence?

Základy správy lidských zdrojů zahrnují celý proces vypracovávání dokumentů, jejich vyplňování, podávání zpráv o zaměstnancích, kteří pracují ve společnosti. Každá zveřejněná zpráva má právní sílu, včetně těch, která jsou vytvořena na základě prohlášení zaměstnance. Personální výroba se často zabývá personálním oddělením, jehož funkcí je tato personální práce:

  • mzdy;
  • registrace svátků, nemocnice;
  • registrace referencí.

Cíle a cíle

Úkoly a cíle tohoto personálního oddělení:

Směr práce

Úkoly zaměstnanců

Účetnictví, registrace, kontrola

Vedení evidence počtu zaměstnanců, registrace k práci, propuštění

Regulace práce

Seznámení se s povinnostmi, volbou pracoviště, prostor

Koordinace, školení

Vedení kurzů, školení, pokročilé školení, rekvalifikace, ověřování výkonnosti

Práce s dokumenty

Odborníci tohoto oddělení se zabývají zpracováním dokumentů, knih, rozvrhů prací, registrací

Organizace

Organizace činností dle pokynů

Regulační

Práce na zaměstnancích je regulována řadou regulačních zákonů, nařízení a souboru pravidel na regionální nebo státní úrovni. Nedodržení požadavků stanovených v regulačním rámci je porušením. Hlavní pravidla pro provádění personální produkce:

  • státní předpisy o evidenci zaměstnanosti (2003);
  • pravidla řízení kanceláře a správy dokumentů od roku 2009;
  • federální instrukce o vedení dokumentů týkajících se zaměstnanců;
  • obecných požadavků, které jsou schváleny nařízením ministerstev.

Legislativní základna podniku

Každá společnost používá řadu dokumentů, které upravují práci všech zaměstnanců. Převod dokumentů a jejich příprava se provádí podle instrukcí uvedených výše. Právní rámec společnosti je rozdělen do pěti klíčových kategorií, které se řídí interními zakázkami společnosti:

  • chartu podniku;
  • pracovní harmonogram;
  • předpisy na ochranu osobních údajů;
  • ochrana práce (upravená federálním dekretem);
  • plán personálu (a personální dokumenty).

Personální workflow v organizaci

Jednotné systémy pro evidenci cenných papírů v podnicích jsou rozděleny do tří hlavních kategorií, mezi něž patří interní předpisy, personální řád a mzdová regulace. První kategorie zahrnuje oběh listin podle harmonogramu svátků, vyplňování dokumentů o harmonogramu prací. Druhá položka je globálnější a obsahuje ustanovení o vypracování smluv a účetních metodách. Mzdová doložka upravuje všechny otázky týkající se výplaty mezd, prémií, nemocenské, mzdy a odstupného za propuštění.

Personální formulář T-3

Personální tabulka ve formě T-3 je jeden typ papíru, který popisuje celou strukturu zaměstnanců v podniku nebo společnosti. Grafy obsahují údaje o názvu, postavení zaměstnance, jednotce, kde je uveden. Podle zákonných a zákonných norem je zde stanoven oficiální plat odborníka. Jakákoli změna v procesu registrace by měla být upřesněna účetním oddělením v této personální tabulce ve formuláři T3. Pokyny pro vyplnění vždy obsahují doporučení pro každý sloupec. Celkový dokument obsahuje 5 informačních míst.

Pracovní plán

Pracovní plán je dokument, který schvaluje rozvrh specialisty. Správa dokumentů je řízena správcem plánu. Zahrnuje položky týkající se potřeby kontroly podle platných právních předpisů, o obědech a přestávkách, o podávání zpráv. V některých společnostech je úředník povinen vystavit zprávu každý týden nebo měsíc (dokument musí být po kontrole potvrzen podpisem zaměstnance a obchodního manažera). Plán, harmonogram harmonogramu jsou sestaveny pro budoucí pracovní období. Záznamy o pracovní době.

Pracovní dohoda

Pracovní smlouva je občanský dokument, který je vypracován mezi potenciálním zaměstnancem a zaměstnavatelem. Typické formuláře pro tento typ dokumentu se nepředpokládají a dohoda se vyplňuje ve volném formuláři s uvedením kvalifikace (pozice) a doby práce. Je zde také napsán požadovaný výsledek. Podle tohoto zákona je tento typ dokumentu velmi podobný smluvnímu dokumentu, protože předepisuje konečný výsledek práce, a nikoli její strukturu. Chcete-li propustit zaměstnance, musíte pouze upřesnit před vypršením smlouvy.

Objednávky lidských zdrojů

Opětovné zařazení zaměstnanců do pracovního místa, nábor odborníků do práce se provádí na základě personálních zakázek. Tento typ dokumentu předepisuje jmenování pracovníků pro pozici a další pohyby odborníků podle oddělení. Při vývoji instrukcí a objednávek se účastní personální oddělení a řídící pracovníci. Manažeři / administrátoři společnosti rozhodují lokálně. Objednávky mají jednotnou formu, je stanovena regulačním rámcem. Podle doby použitelnosti musí být papír v účetním oddělení nebo v personálním oddělení do 5 let nebo déle (v závislosti na typu zakázky).

Popisy práce

Popis práce - jedná se o dokument, který předepisuje odpovědnost stran (zaměstnance a zaměstnavatele) a obsahuje také údaje o pokynech a povinnostech konkrétního odborníka v jejich postavení. Potvrzuje se razítkem organizace a podpisem odpovědné osoby. Pro přípravu tohoto dokumentu je třeba tři kopie. Jeden zůstane v personálním oddělení, druhý je ponechán samotnému performerovi a třetí je vedoucímu nebo administrátorovi konkrétního oddělení. Účelem tohoto řádu je optimalizace procesů personálního řízení v podniku.

Jak organizovat kancelářskou práci v personálním servisu

Řádné řízení lidských zdrojů zahrnuje vysokou úroveň odpovědnosti. Zaměstnanci personálního oddělení musí zajistit, aby termíny podpisu byly platné. Vedení pracovních knih a dalších personálních dokumentů můžete svěřit outsourcingovým společnostem. Odpovědnost personalistů:

  • sestavit harmonogram prací, účetní dokumentaci týkající se prázdnin;
  • vyhotovovat doklady pro ochranu práce (vyžadované pro státní orgány);
  • připravovat a psát objednávky;
  • provádět mzdy a kontrolovat výplatu bonusů.

Zavedený personální servis

V případě, že všechny záznamy a všechny registrace provádějí pouze najatí pracovníci z personálního oddělení, provádí se personální služba na plný úvazek. Tento způsob papírování je relevantní pro podniky a společnosti s 20-30 zaměstnanci. Vládní normy vyžadují přísné dodržování všech objednávek a dalších požadavků, jinak může právnická osoba obdržet pokutu. V sektoru služeb, kde je až 30 osob ve stejné právnické osobě, je výhodnější využívat služeb outsourcingových společností.

Přilákání odborníků z outsourcingové společnosti do personální práce

Přilákání odborníků z outsourcingové společnosti do personální práce ušetří peníze a sníží celkový počet zaměstnanců. Nezávislí odborníci provádějí celý objem potřebné práce na zpracování objednávek a harmonogramů. Vedou také speciální časopis a upravují pořadí práce každého odborníka ve společnosti. Řízení personálních záznamů v outsourcingu je poznamenáno tím, že právnická osoba nemá vlastní personální oddělení, ale tento úkol svěřuje za přiměřený poplatek samostatnému týmu.

Registrace personálu od nuly krok za krokem

Vedení evidence personálního oddělení vyžaduje kancelářské vybavení a kancelář. Je důležité mít trvanlivý trezor. Objednávka určí vedoucího pracovního postupu. Poté se vytvoří vnitřní akty. Pro každého zaměstnance ve společnosti musíte mít samostatnou složku, do které bude uložen záznam o zaměstnání. Správa personálních záznamů vyžaduje uchování této dokumentace po celou dobu práce specialisty na pracovním místě. V průběhu činnosti oddělení jsou informace zapisovány do knih, jsou zpracovávány objednávky.

Požadavky na zaměstnance

Řízení personálních záznamů je poměrně složitý proces, který vyžaduje určité teoretické, praktické dovednosti. Regulační rámec pro tuto pozici obsahuje seznam podmínek, za kterých může odborník zastávat tuto funkci. Vzdělávací instituce nepřidělují samostatný profil, například správu personálních záznamů. Manažeři a správci jsou vhodní pro personální aktivity. Zaměstnavatelé jsou tak jmenováni lidé s právním vzděláním, pro ochranu informací nebo dokumentace.

Práva a povinnosti personálního důstojníka

První povinností těchto úředníků je znalost legislativního základu, dodržování zavedených účetních pravidel. Výše byly zmíněny články, federální zákony, které by měly být dodržovány při vedení personální práce. Personál má právo obdržet informace od zaměstnanců, prohlížet si osobní složky, viz účetní knihu (plat). Mezi pravomoci odborníků tohoto profilu patří vytváření podpisů, spolupráce se zaměstnavateli s cílem zvýšit efektivitu zaměstnanců.

Vedení personální kanceláře

Dnes je personální evidence vedena jak v písemné formě, tak v digitálním formátu. Dokumentaci osobně podepisují autorizovaní pracovníci. Pro vedení záznamů se používají státní normy, které sjednocují všechny vzory a formy. Je třeba vzít v úvahu normy GOST R 6.30-2003 a GOST R 7.0.8-2013. Důležité dokumenty jsou uloženy ve speciálních složkách nebo v kovových trezorech. V závislosti na rozsahu a rozsahu společnosti musí odborníci dodržovat různé požadavky na četnost podávání zpráv.

Vyhledávání a registrace zaměstnanců

Zpočátku, než požádáte o zaměstnance, musíte najít specializované pracovníky, kteří splňují přísná kritéria (musí se vztahovat ke specifikům práce). K tomu používejte specializované úřady, agentury, pracoviště pro hledání zaměstnání, burzu práce nebo soukromé reklamy v novinách, v médiích, na internetových stránkách. Po vypracování těchto povinných osobních dokladů se provede registrace, uzavře se pracovní smlouva nebo smlouva.

Fáze náboru

Postupy registrace osob do pozice začínají zadáváním údajů o uchazeči o zaměstnání do zvláštního deníku. Účetní karta zaznamenává informace o zkušenostech, pracovní zkušenosti, předchozí pozici. Se souhlasem se uděluje objednávka pro jmenování osoby na konkrétní místo. Poslední fází je vytvoření osobní složky, vypracování případu ve firmě, oddělení. Smlouva předepisuje informace o povinnostech, o platu za místo.

Osobní karty a osobní záležitosti zaměstnanců

Typy personálních dokumentů zahrnují osobní kartu zaměstnance. Obsahuje všechny informace týkající se rodinného stavu, plného jména, fotografie je vložena, datum narození je zaznamenáno. To vše provádějí zaměstnavatelé, aby vytvořili datový balíček pro každého zaměstnance společnosti. Podle zákona nemohou být tyto údaje předány třetím osobám. Složky, skříně nebo dokonce kovové trezory se používají k osobnímu podnikání (v závislosti na úrovni vybavení kanceláře firmy).

HR záznamy

Papírové tiskové materiály pomáhají systematizovat podávání zpráv, zjednodušují pracovní postupy. Dokumentace ve formě správy záznamů zahrnuje následující typy:

  • kontrolní dokumenty, dokumenty, které jsou doručeny společnosti nebo podniku;
  • doba kontroly, doba oficiálního cestování;
  • sledovat jakékoli poznámky, prohlášení;
  • záznamy o zajištění bezpečnosti pracovních záznamů.

Vedení sešitů

Správa personálních záznamů vyžaduje, aby odborníci vedli záznamy ze sešitu. Všechny záznamy jsou vedeny, pokud je osoba v podniku oficiálně registrována. Zaměstnanecká kniha je vydávána po propuštění. Tato dokumentace zaznamenává všechny změny týkající se pozice, ocenění. Školení v personální kanceláři od nuly zahrnuje povinné body o správnosti evidence pracovních knih. Jakékoli chyby opravují členové oddělení zaměstnanců. Pokud se zjistí, odborníci mohou být obviněni z administrativního porušení.

Systematizace a ukládání dokumentů

Pro audit a uchovávání dokumentů byly vytvořeny samostatné právní předpisy. Je důležité zmínit 17. článek spolkového zákona o zachování archivu. Stanovuje potřebu, aby se vedení podniků a podniků ve stanovené lhůtě staralo o uchovávání archivní dokumentace. Doba skladování je stanovena zákonem a je v souladu se státními normami. Pro zajištění integrity papírové dokumentace se používají kovové ohnivzdorné trezory a skříně.

V případě potřeby jsou údaje z dokumentů předány Státnímu statistickému výboru Ruské federace. Automatizace, digitalizace oběhu papíru je jedním z hlavních směrů optimalizace procesu řízení zaměstnanců. Většina zpráv dnes není v papírové podobě. Nezbavuje to odpovědnosti manažerů společnosti, manažerů v oblasti bezpečnosti archivu po dobu jednoho, tří, pěti nebo více let.

Elektronické personální záznamy

Při používání elektronických personálních záznamů je důležité dodržovat podmínky bezpečnosti dokumentů, omezit přístup k archivu z důvodu zákona o ochraně osobních údajů. Elektronická účetní dokumentace má několik výhod:

  1. rychlý přístup k dokumentům;
  2. ochrana souborů heslem;
  3. není nutné nakupovat trezory, aby se šetřil papír;
  4. úspora místa v kancelářských prostorách - na pevný disk lze uložit 10 tisíc dokumentů a více;
  5. úspora času - znamení, můžete najít jakýkoliv dokument za 1-2 minuty v archivu pevného disku v počítači.

Video

Kategorie:

Jiné